飲食店の在庫管理と発注のコツ｜欠品と過剰在庫を防ぐ仕組み

【この記事のポイント】

飲食店の在庫管理は「勘の発注」をやめれば安定する。欠品と過剰在庫は、どちらも売上か利益を削る。まず月1回の棚卸しで在庫金額を数字にする。適正在庫の目安は食材3〜7日分。ABC分析で金額上位2割の食材を重点管理する。これだけで発注のブレは大きく減る。

正直なところ、在庫管理は多くの店で「担当者の記憶」に頼っています。日本政策金融公庫の調査でも、小規模飲食店の悩みの上位に「原価・仕入れの管理」が挙がる。理由は単純で、在庫が数字になっていないからです。冷蔵庫の中身を金額で把握できていない店は、発注のたびに「たぶん足りない」で多めに買う。その積み重ねが、月末の資金繰りを静かに圧迫します。

この記事では、私たち株式会社Somewhereが全国17店舗を運営するなかで実際に使っている在庫・発注の仕組みを、失敗も含めて具体的にお伝えします。特別なシステムがなくても、明日から始められる方法だけを書きます。

今日のおさらい：要点3つ

• 在庫は「金額」で見る。月1回の棚卸しで在庫金額を出せば、過剰も欠品も数字で判断できるようになる。
• 発注は「適正在庫」から逆算する。目安は食材3〜7日分。勘の発注をやめるだけで過剰在庫は減る。
• ABC分析で重点を絞る。仕入れ金額の上位2割を丁寧に管理すれば、全体の7割前後をコントロールできる。

この記事の結論

一言で言うと、在庫管理は「買う技術」ではなく「数える仕組み」です。最も重要なのは、在庫を記憶ではなく金額で把握すること。棚卸しを月1回やり、適正在庫の基準を決め、金額の大きい食材から管理する。この3ステップで、欠品による機会損失も、過剰在庫による廃棄も、どちらも減らせます。設備投資はほぼ不要。必要なのは、決めた頻度で数える習慣だけです。

「足りないと困る」から、いつも多めに買ってしまう

発注のたびに冷蔵庫を開けて、少し不安になって一箱多く頼む

閉店後、翌日の発注をスマホで打ちながら冷蔵庫を開ける。奥にまだ在庫があった気もするけれど、正確な数はわからない。「品切れでお客さんに謝るのは嫌だから」と、結局いつもより一箱多めに頼む。押した瞬間、少しほっとする。この「安心のための多め」が、毎日どこかで起きています。

よくあるのが、この不安ベースの発注です。欠品の記憶は鮮明に残るのに、余った分は伝票に「過剰」とは出てこない。だから買いすぎに気づきにくい。結果、冷蔵庫の奥では常に何かが傷みかけ、月末の原価率だけが理由不明で上がっていく。厄介なのは、この損失が「欠品を避けた安心料」として正当化されてしまうことです。

欠品と過剰在庫は、どちらも「見えない損」を生む

在庫の失敗は、方向の違う2つの損に分かれます。片方だけ見ていると、もう片方で足をすくわれる。整理すると打ち手が見えてきます。

• 欠品の損：人気メニューが品切れ。売れたはずの売上を逃し、来店客の満足度も下がる。機会損失は伝票に残らない。
• 過剰在庫の損：使い切れず廃棄。仕入れ代・仕込みの人件費・保管の光熱費まで丸ごと捨てることになる。
• 資金の損：在庫は「現金が食材に姿を変えたもの」。過剰在庫は、それだけ手元資金を寝かせている状態。

ケースによりますが、飲食店の適正な在庫はおおむね食材費の3〜7日分といわれます。1か月分の食材が冷蔵庫に眠っているなら、それは在庫ではなく「凍った現金」です。両方の損を天秤にかけると、慢性的な過剰在庫のほうが確実に利益を削っていることが多いのです。

実体験①：棚卸しを始めただけで、在庫金額が3割減った

Somewhereのある焼肉業態で、原価率が目標の35%に対して39%まで上がった時期がありました。仕入れ単価は据え置き。そこで、それまで一度もやっていなかった月末の棚卸しを導入しました。特別なシステムは使わず、食材を数えて単価を掛け、在庫金額を紙に書き出しただけです。

初回の在庫金額は、想定の1.5倍。冷凍庫の奥から、いつ仕入れたかわからないホルモンや、買いすぎた食材が次々に出てきました。翌月から発注を「棚卸しで見た残量」を基準に変えたところ、3か月で在庫金額は約3割減。原価率も36.5%まで下がりました。月商500万円の店で、原価率2.5ポイント改善は月12万円超の利益です。数える地味な作業が、そのまま現金に変わりました。

在庫管理と発注の基本（適正在庫の決め方と判断軸）

適正在庫は「使う量×リードタイム＋安全在庫」で決める

発注量を勘で決めている限り、在庫は安定しません。適正在庫の考え方はシンプルで、「1日に使う量 × 次の納品までの日数（リードタイム） ＋ 少しの安全在庫」です。たとえば1日3kg使う食材で、納品が2日おきなら、6kg＋予備1kgで7kgが発注の目安。この式に当てはめるだけで、「なんとなく多め」から抜け出せます。

安全在庫は、あくまで「少し」に留めるのがコツです。欠品が怖いあまり厚くすると、結局は過剰在庫に逆戻り。生鮮は薄く、日持ちする乾物や冷凍品は少し厚めに、と食材の性質で使い分けます。中小企業庁の経営支援でも、在庫の適正化は資金繰り改善の基本項目として繰り返し挙げられています。

ABC分析：金額の大きい食材から重点管理する

全食材を等しく丁寧に管理しようとすると、手間で続きません。そこで使うのがABC分析です。仕入れ金額の大きい順にAランク・Bランク・Cランクと分け、Aランクだけは毎回きちんと数えて発注する。実は、上位2〜3割の食材で仕入れ金額の7割前後を占めることが多く、そこを締めるだけで全体が引き締まります。

逆に、割り箸やナプキン、安価な調味料といったCランクは、多少多めに持っても金額インパクトは小さい。ケースによりますが、「肉・魚・高級野菜はA、消耗品はC」とざっくり分けるだけでも十分機能します。力の入れどころを間違えないことが、続く仕組みの条件です。

現場の声：発注担当が変わると、在庫は一気にブレる

在庫管理を仕組み化する前、ある店でこんな会話がありました。

店長「今週、なんで牛肉がこんなに余ってるの？」
副店長「火曜は自分が発注したんですけど、いつも多めに頼む先輩に合わせて…」
店長「先輩は宴会予約が入ってた週の量でしょ。今週は普通の週だよ」
副店長「そうか、量の『理由』まで引き継いでませんでした」

この一件でわかったのは、在庫のブレは技術以前に「基準が人に紐づいている」問題だということ。発注量が担当者の感覚で決まっていると、シフトが変わるたびに数字が揺れます。適正在庫を紙やアプリに書いて共有し、「誰が発注しても同じ量になる」状態を作ることが、安定の第一歩でした。

実体験②：発注をまとめて安くしたら、逆に廃棄が増えた失敗

正直な失敗談もひとつ。ある店で「まとめ買いすれば単価が下がる」と業者の提案に乗り、発注ロットを大きくしたことがあります。単価は確かに数%下がった。ところが2か月後、原価率はむしろ悪化。安くなった以上に、使い切れず捨てる量が増えていたのです。

まとめ買いが得になるのは、あくまで「その量を賞味期限内に使い切れる」場合だけ。安さに引っ張られて回転を無視すると、値引き分は廃棄で消えます。対策として、まとめ買いは日持ちする食材に限定し、生鮮は小ロットで頻繁に、というルールに戻しました。単価の安さと在庫回転は、必ずセットで判断する。

よくある失敗と、その防ぎ方

失敗①：棚卸しを「面倒だから」やらない

一番もったいないのが、棚卸しを一度もやらないパターンです。在庫金額がわからなければ、正確な原価率も出せず、発注の良し悪しも判断できません。月1回、できれば同じ日に、主要食材だけでも数えて金額にする。全品目を完璧に、と気負わず、Aランク食材から始めれば30分程度で終わります。

失敗②：欠品を恐れて安全在庫を厚くしすぎる

逆に、欠品を一度でも出すと、その反動で在庫を厚くしすぎる店も多い。気持ちはわかりますが、これは過剰在庫への逆戻りです。欠品率と廃棄率は、片方を潰すともう片方が膨らむシーソーの関係。目指すのはゼロではなく、両方が許容範囲に収まる落としどころです。他社のノウハウや食材業者の助言も公平に取り入れ、自店の客数に合った水準を探るのが現実的です。

判断基準：この在庫は「回っているか」「寝ているか」

在庫の良し悪しは、量の多さではなく「回転しているか」で判断します。よく動く食材は多めでも問題なし。逆に、1週間以上動いていない食材は、量が少なくても「寝ている在庫」。棚卸しのとき、前回から減っていない食材に印をつけるだけで、削るべき発注が見えてきます。回っている在庫と寝ている在庫を分ける。これが打ち手を絞る一番シンプルな軸です。

こういう店は、今すぐ「月1回の棚卸し」を始めるべき

もし今、在庫金額を聞かれてすぐ答えられない、あるいは「なんとなく食材が余っている・足りない」を繰り返しているなら、今月末から棚卸しを始めてみてください。難しいシステムは要りません。スマホのメモか表計算アプリ、そして数える30分があれば十分です。

大切なのは、最初から完璧を目指さないこと。まずはAランク食材だけでいい。在庫が金額で見えた瞬間、発注の判断は勘から数字に変わります。欠品でお客様を逃すことも、過剰在庫で現金を寝かせることも、どちらも減らせる。在庫管理は、地味ですが最も裏切らない利益改善です。

よくある質問

Q1. 棚卸しはどれくらいの頻度でやればいいですか？

A1. 最低でも月1回、月末が基本です。原価率を正確に出すには月次が必須。数字を細かく追いたい店は、週1回で主要食材だけ数えると発注精度がさらに上がります。

Q2. 適正在庫の目安は何日分ですか？

A2. おおむね食材費の3〜7日分が目安です。生鮮は薄く、日持ちする乾物や冷凍品は少し厚めに。1か月分の在庫を抱えているなら、明らかに過剰なので発注を見直しましょう。

Q3. 発注を減らして欠品したら、逆に損では？

A3. その通りで、削りすぎは禁物です。人気メニューの主力食材は欠品しない量を確保し、動きの遅い食材だけ発注を絞ります。欠品率と廃棄率の両方を見ながら調整するのが正解です。

Q4. ABC分析は小さな個人店でも必要ですか？

A4. むしろ小規模店ほど有効です。全食材を管理する余力がないからこそ、金額の大きい肉・魚などAランクだけに絞る。上位2割を押さえれば仕入れ金額の7割前後を管理でき、最小の手間で効果が出ます。

Q5. 在庫管理アプリは導入したほうがいいですか？

A5. 最初は紙や表計算で十分です。まず数える習慣をつけ、品目が多い段階でアプリに移すと効果的。ツールは分析を楽にしますが、続ける習慣がなければ宝の持ち腐れです。

Q6. まとめ買いで単価を下げるのは得ですか？

A6. 賞味期限内に使い切れる場合だけ得になります。日持ちする食材は有効ですが、生鮮のまとめ買いは廃棄で値引き分が消えがち。単価の安さと在庫回転は必ずセットで判断してください。

Q7. 発注担当を固定すべきですか？

A7. 担当を固定するより、基準を共有するほうが大事です。適正在庫を書いて残し、誰が発注しても同じ量になる状態を作る。担当者の記憶に頼ると、シフト交代のたびに在庫がブレます。

Q8. 在庫金額が多いと、なぜ資金繰りに悪いのですか？

A8. 在庫は現金が食材に姿を変えたものだからです。過剰在庫はそのぶん手元資金を寝かせている状態。黒字でも現金が足りなくなる一因になるため、在庫は「使う分だけ」が健全です。

まとめ

飲食店の在庫・発注管理は、月1回の棚卸しで在庫を金額にすることから始まります。適正在庫を「使う量×リードタイム＋安全在庫」で決め、ABC分析で金額の大きい食材から重点管理する。この仕組みができれば、発注は勘から数字に変わり、欠品と過剰在庫のどちらも減らせます。目指すのは在庫ゼロではなく、回っている在庫だけがある状態です。

在庫管理は、特別な設備も資格も要りません。今月末、主要食材を数えて金額を書き出す。それだけで、冷蔵庫の奥に眠っていた「凍った現金」が見えてきます。数えることは、そのまま利益を数えること。まずはAランク食材だけでも小さく始めてみてください。

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